Toimintaohje

Mitä ja miksi?

Tämä on yhdistyksen toimintaohje, jossa sovitaan pelisäännöt yhdistyksen toiminnasta, jotka täydentävät yhdistyksen varsinaisia sääntöjä.

• 17 § Yhdistyksen talous- ja matkustussääntö sekä toimintaohjeet: ”Yhdistyksellä voi olla näitä sääntöjä täydentäviä ohjeita kuten talous-, matkustus- ja toimintaohjeet, jotka ja joiden muutokset hyväksytään yksinkertaisella enemmistöllä yhdistyksen kokouksessa.” Näin kaikilla yhdistyksen luottamushenkilöillä ja vapaaehtoistoimijoilla on sama tieto muun muassa korvaukseen oikeuttavista matkoista, palkkioista ja kulukorvauksista.

Matkustussääntö

Matkakorvauksen saamisen edellytyksenä on matkalaskun tekeminen, alkuperäiset kuitit liitetään mukaan matkalaskuun. Matkalaskut lähetetään sähköisesti puheenjohtajalle, joka hyväksymisen jälkeen lähettää ne edelleen rahastonhoitajalle maksatukseen.  Puheenjohtajan matkalaskut käsittelee varapuheenjohtaja.

• Matkat hallituksen kokouksiin korvataan aina hallituksen jäsenelle sekä varajäsenelle päätöksentekijänä tai kutsuttuna sekä kokouksiin kutsuttuna rahastonhoitajalle, sihteerille tai muulle toiminnasta vastaavalle henkilölle.
• Matkat korvataan sovittujen kustannusten tai päätöksen mukaisesti hallituksen asettamiin ja hyväksymiin projekteihin/työryhmiin osallistuville.
• Kokemustoimijoille voidaan maksaa hallituksen harkinnan mukaan kilometrikorvausta, jos oppilaitoksilla ei ole siihen resursseja, sillä kokemustoimija on yhdistyksen edustaja ja vapaaehtoinen. Kustannusten korvaaminen sovitaan hallituksessa jo ennen kokemustoimijan toimintaa.
• Korvaustaso: edullisimman yleisen kulkuneuvon mukaan tai oman auton käytöstä Kelan kilometrikorvaus + 0,05 €. Yhdistys ei kuitenkaan maksa päivärahaa.
• Luottamushenkilön tai vapaaehtoisen matkakulut korvataan, hallituksen toimeksiannosta suoritettavaan matkaan verohallinnon matkakustannusten korvauspäätöksen mukaan (v. 2021 korvaus on 0,44 €/km). Nämä yksilöidään hallituksen kokouspöytäkirjaan, esim. puheenvuoron pitäminen yhdistyksen edustajana jossain tilaisuudessa, osallistuminen yhteistyöneuvotteluun tms.
• Edustustilaisuuteen kuuluvan omakustanteisen lounaan (kohtuuhintainen) tai kahvin yhdistys maksaa (hallituksen kanssa sovitun mukaisesti) kuitteja vastaan. Voidaan soveltaa myös hallituksen asettamiin työryhmiin.

Yhdistyksen kulukorvaus jäsenten matkakuluihin tai omavastuisiin, tilaisuudet ja tapahtumat

• Hallitus harkitsee yleisavustajaa yhdistyksen tilaisuuksiin tilaisuuskohtaisesti. Henkilökohtaisten avustajien osallistumiskustannukset sovitaan ja tiedotetaan aina tilaisuuskohtaisesti.
• Tapahtuman vastuuhenkilö ei maksa tilaisuudesta omavastuuta.
• Koulutukseen osallistumisesta on sovittava etukäteen ja lisäksi edellytetään, että osallistuja tuo terveiset yhdistyksen hallitukselle tai esim. jäseniltaan koulutuksestaan. Neuroliiton ja Opintokeskus Siviksen järjestämiin koulutuksiin yhdistys korvaa osallistumismaksun ja matkakulujen omavastuun, kun yhdistys lähettää edustajansa koulutukseen. Muihin koulutuksiin yhdistys maksaa osallistumismaksun ja matkakulujen omavastuun, jos se tukee tai hyödyttää yhdistyksen toimintaa ja jos budjetissa on varaa.

Vertaistukiryhmien toiminta-avustus, kerhojen taloudenhoito ja kirjanpito

• Kun vertaistukiryhmä tai kerho osallistuu Pieni ele -keräyksen organisointiin tai/sekä itse keräykseen omalla toimialueellaan, yhdistyksen tilille tulevat keräyksen tuotot jaetaan hallituksen päätöksellä toimialueittain vertaistukiryhmille ja kerhoille.
• Starttiraha voidaan antaa uuden vertaistukiryhmän perustamisen yhteydessä. Edellytyksenä on, että yhdistys on saanut ilmoituksen ryhmän perustamisesta ja hyväksyy sen oman toimintansa piiriin kuuluvaksi.
• Kun vertaistukiryhmä järjestää yhdistyksen puolesta kaikille yhdistyksen jäsenille suunnatun avoimen tilaisuuden, josta on sovittu yhdistyksen hallituksen kanssa etukäteen, yhdistys maksaa kaikki omavastuiden ylittävät kulut (eivät mene vertaistukiryhmän omista varoista).
• Kaikista saaduista toiminta-avustuksista toimitetaan kuitit ja selvitys yhdistyksen hallitukselle.
• Kerhojen ja ryhmien tulee järjestää kirjanpito ja toimittaa kuluneen vuoden kuitit ja yhteenveto tuloista ja menoista heti seuraavan vuoden alussa yhdistyksen rahastonhoitajalle. Kassassa olevat rahat täytyy tulouttaa pankkitilille vuoden lopussa. Kassassa ei suositella säilytettäväksi muutamia kymmeniä euroja enempää käteistä.

 Kulukorvaukset ja hankinnat

• Yhdistyksen tietokone, nettiyhteys ja puhelin voidaan antaa vapaaehtoistoimijan käyttöön. Oman tietokoneen, nettiyhteyden tai puhelimen käytöstä ei makseta kulukorvausta.
• Etukäteen puheenjohtajan tai hallituksen kanssa sovitut hankinnat joko yhdistykselle tai vapaaehtoiselle korvataan kuitteja vastaan.